Il Regno Unito non può permettersi di aspettare che i suoi avversari si adattino alle nuove minacce. Un nuovo approccio alla difesa sta suscitando interesse, afferma il direttore della strategia, delle risorse umane, del cambiamento e delle attività aziendali di DE&S.
Quando Defence Equipment & Support (DE&S) ha messo a disposizione la sua strategia quadriennale a metà del 2021, nessuno si sarebbe aspettato che la Russia invadesse l’Ucraina nove mesi dopo. Di fronte all’escalation del conflitto, i dirigenti di DE&S hanno capito che la loro strategia doveva cambiare.
Ma non hanno pensato che la semplice riscrittura della strategia fosse la soluzione. Invece, i leader di DE&S hanno deciso di adottare un nuovo approccio.
Dal marzo del 2023, il braccio di approvvigionamento del Ministero della Difesa ha organizzato regolari workshop, coinvolgendo migliaia di persone – inclusi ufficiali delle forze armate, rappresentanti dell’industria della difesa e think tank – nella ridisegnazione del modello operativo dell’organizzazione, una parte chiave dell’attuazione della strategia.
La dottoressa Jill Hatcher, direttrice della strategia, delle risorse umane, del cambiamento e delle attività aziendali di DE&S, sta guidando la riforma.
“Ciò che mi entusiasma di ciò che stiamo facendo è il fatto che abbiamo veramente posto le persone al centro del cambiamento”, afferma Hatcher. “Non sono stati solo i dirigenti senior a decidere come dovrebbe essere la nuova organizzazione. Insieme, abbiamo progettato il cambiamento. E trovo questo davvero eccitante perché sono le nostre persone che sanno cosa le irrita, cosa non funziona esattamente e come potrebbero migliorare le cose. Quindi abbiamo sfruttato questo. Ed è stato come un cambiamento culturale in azione, perché entri in una stanza e ci sono più di 100 persone in ogni workshop e non hai idea di quale sia il loro grado, hanno solo un distintivo con il loro nome. Ognuno ha una voce. Non abbiamo portato centinaia di consulenti per aiutarci; questo è genuinamente ‘da noi, per noi’.”
Con disegni dettagliati per il nuovo modello operativo elaborati, Hatcher – che ne è il principale responsabile senior – si prepara a passare all’attuazione. Ma l’approccio ha già “generato un entusiasmo genuino nell’ambito della difesa”, afferma Hatcher.
“Tutta la difesa sta ora guardando al proprio modello operativo e ha adottato lo stesso approccio di ‘come possiamo far partecipare tutti alla discussione?'”, afferma. “Quindi si è creato un vero slancio.”
Hatcher, con oltre 20 anni di esperienza nella pubblica amministrazione e specializzata nelle risorse umane, è entrata in servizio civile come “fast streamer” nel 2002, armata di un dottorato in chimica. I suoi primi dieci anni sono stati trascorsi in una varietà di ruoli nella difesa, inizialmente in posizioni correlate alla scienza. Durante il suo primo incarico presso DE&S, all’alba dell’organizzazione, ha contribuito all’attuazione della fusione della Defence Procurement Agency con la Defence Logistics Agency. Ha iniziato a specializzarsi nelle risorse umane, salendo i gradini della professione in un periodo di otto anni al di fuori della difesa. Questo includeva incarichi presso l’Ufficio governativo, il Tesoro, il Dipartimento dei Trasporti e il Ministero dell’Interno, dove ha sviluppato una strategia delle risorse umane per 35.000 funzionari.
Hatcher è tornata in DE&S nel settembre 2021 come direttore delle risorse umane, pochi mesi dopo che l’organizzazione ha pubblicato la sua strategia per il periodo 2021-25. Questa è stata un'”opportunità per tornare a casa”, dice.
Circa un anno dopo, i leader di DE&S hanno deciso che era necessaria una nuova strategia. Hatcher ci ha lavorato insieme al comitato esecutivo allargato e al direttore della strategia e delle operazioni aziendali, Jim Higham, che si è ritirato dopo il completamento della strategia nel giugno 2023. Hatcher ha poi assunto la responsabilità di attuare la strategia nel ruolo ampliato che ricopre oggi.
“La gente scherza dicendo che appena si produce una strategia, se ne ha bisogno di un’altra. Perché niente rimane mai uguale”, afferma Hatcher. “Ma naturalmente ci sono stati gli eventi veramente terribili dell’invasione dell’Ucraina da parte della Russia, che hanno fatto una differenza fondamentale. Siamo tornati in una guerra tra Stati-nazione dopo un periodo di stabilità relativa. Quindi questo ci ha spinto a chiederci se stiamo concentrando le nostre energie sulle cose giuste.”
La strategia – resa pubblica nel settembre 2023 – parla di soddisfare il bisogno delle forze armate di oggi, di essere “pronti per il domani perché il nemico non si fermerà” e di riconoscere “che non possiamo farlo da soli”.
Per tenere il passo con gli avversari del Regno Unito, DE&S afferma che deve migliorare significativamente il modo in cui opera, riducendo la duplicazione, l’attrito e i ritardi, e aumentando il ritmo.
La pubblica amministrazione nel settore della difesa britannica è spesso stata criticata per essere troppo lenta, e la necessità di velocità è diventata sempre più acuta. “I nostri nemici non si fermano, si stanno muovendo più velocemente”, afferma Hatcher. “Dobbiamo sempre cercare di essere migliori, di essere più veloci.”
Le aspirazioni dell’organizzazione includono la riduzione del tempo necessario per approvare e stipulare contratti fino al 50%.
Hatcher afferma di essere “davvero fiduciosa” che il nuovo modello operativo consentirà a DE&S di tenere il passo con i suoi avversari, perché è supportato da meccanismi ideati dalle stesse persone dell’agenzia. Uno di questi meccanismi è “il varco”: un unico punto di accesso o “porta d’ingresso” per i partner di DE&S per interagire con l’agenzia, che sarà la prima parte del modello operativo ad essere attuata.
Hatcher spiega: “Al momento, ad esempio, le nostre forze armate diranno: ‘Voglio un carro armato’. In futuro, il varco lavorerà con le forze armate per capire: ‘Che effetto vuoi ottenere?’ E poi il varco lavorerà con l’industria, con gli alleati, per capire quale sia la minaccia. Sapranno quanto denaro abbiamo e le nostre scadenze, e genereranno opzioni su cui poter prendere una decisione. Quindi la risposta potrebbe non essere un carro armato”, afferma Hatcher. “Sarà: ‘Va bene, se vuoi ottenere quello e hai quella somma di denaro e ne hai bisogno entro quella data, ecco le tue opzioni’. Prendendo questo approccio, saremo in grado di prendere decisioni più informate che ci consentiranno di consegnare con affidabilità e costanza per le nostre forze armate.”
Un’altra innovazione nella strategia è l’introduzione degli “sprints”. Si tratta di periodi di attività ad alto ritmo e focalizzati che riuniscono team di esperti ad alte prestazioni e multidisciplinari per risolvere problemi e ottenere risultati specifici.
FAQ
Domanda: Chi sta guidando la riforma della strategia di DE&S?
Risposta: La dottoressa Jill Hatcher, direttrice della strategia, delle risorse umane, del cambiamento e delle attività aziendali di DE&S, sta guidando la riforma.
Domanda: Come è stato coinvolto il personale nell’elaborazione della nuova strategia?
Risposta: I dirigenti di DE&S hanno coinvolto migliaia di persone, inclusi ufficiali delle forze armate, rappresentanti dell’industria della difesa e think tank, in regolari workshop per ridisegnare il modello operativo dell’organizzazione.
Domanda: Qual è il nuovo approccio adottato da DE&S?
Risposta: DE&S ha adottato un nuovo approccio che pone le persone al centro del cambiamento. L’organizzazione ha coinvolto attivamente il personale nella progettazione e nell’implementazione della nuova strategia.
Domanda: Quali sono le aspirazioni di DE&S per migliorare il suo modo di operare?
Risposta: DE&S vuole ridurre la duplicazione, l’attrito e i ritardi, e aumentare il ritmo delle sue operazioni. L’organizzazione ha l’obiettivo di ridurre il tempo necessario per approvare e stipulare contratti fino al 50%.
Domanda: Quali sono le nuove meccaniche introdotte nella strategia di DE&S?
Risposta: Una delle nuove meccaniche è “il varco”, che funge da punto di accesso unico per i partner di DE&S per interagire con l’agenzia. La strategia introduce anche gli “sprints”, periodi di attività ad alto ritmo e focalizzati per ottenere risultati specifici.
Definizioni
– Defence Equipment & Support (DE&S): è l’organizzazione di approvvigionamento del Ministero della Difesa del Regno Unito.
– Think tank: è un’organizzazione di ricerca e analisi indipendente che produce nuove idee e proposte di politica.
– Modello operativo: si riferisce alla struttura e al modo di operare di un’organizzazione.
– Meccanismi: si riferisce a strumenti o processi che vengono utilizzati per raggiungere un determinato scopo.
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